Предпосылки Последовательность действий по GTD Сбор информации Обработка Организация Проект Сопутствующие материалы Категории следующих действий Ежедневник Мусор Отложенные дела Справочные материалы Обзор Модели принятия решений Четырехкритериальная модель Тройная модель оценки дневной работы Шестиуровневая модель обзора собственной работы Планирование проекта 5 фаз планировния Цель Определение успешности Создание критерия принятия решений + Выявление ресурсов Мотивация Прояснение цели Расширение возможностей Принципы Мозговой штурм Организация Набор трюков Положить перед дверью Регулярный просмотр дел на ближайшие 2 недели Наличие инструментов для фиксации идей в любое время Организация пространства Сбор информации Оперативная Ссылки

 

---

 

Предпосылки

 

Сейчас организация работы изменилась. Особенно для творческих людей. Постоянно задачи меняются, их сроки, приоритеты, необходимость выполнения и т.д.. Это требует как  минимум постоянного пересмотра.

 

Кроме того, держать все задачи в уме не получается, и возникает смысл какие-то из них потерять из виду или выполнить невовремя. Соответственно необходима организация решения и планирования в каком-либо общем виде.

 

Закономерности

 

Работа должна вестись в одном ритме, так как ускоренный ритм сбивает. И только над той задачей, которая сейчас выполняется.

При выполнении данного условия появляется контроль над ситуацией.

 

Если вынести план выполнения задач на внешний носитель, то нет необходимости держать стек в голове. Соответственно освобождается оперативная часть.

 

Если имеется план, то он позволяет выполнять работу пульсациями, т.е. между ними можно не отвлекаться на другие задачи.

 

Если не фиксировать результат решения, то потенциально проблема может быть обдумываться несколько раз.

 

Если невозможно решить как-то задачу, её нужно отложить и не думать о ней какое-то время. Иначе находящаяся в оперативке задача будет отнимать ресурсы. Т.е. нужно уметь забывать задачи на время и восстанавливать ход повторного решения только на новой почве.

 

Последовательность действий по GTD

 

Сбор информации

 

Считается, что для решения проблемы необходимо собрать всю информацию в один контейнер. При чем элементы, помещаемые в контейнер,остаются в нем и выбрасываются из оперативной памяти до завершения сбора.

 

Также должен быть очищен источник информации, т.к. если информация останется, то она будет иметь статус незавершенной задачи.

 

Число источников должно быть минимизировано. Бумажные источники должны переводится в электронные. Если нет возможности, то разбиваться по папкам и лоткам.

 

Необходимо регулярно опустошать все источники. Т.к. источник - это беспорядочный набор информации, и со временем она теряет актуальность. Если мы обрабатываем источник, то информация либо оперативно используется, либо фиксируется в нашей системе, либо выкидывается. Даже если информация в результате фиксации перешла в другой раздел "разное", она потом будет обработана, но потенциально полезная информация используется по назначению.

 

Обработка

 

План:

 

 

Корзина (источник) разбирается последовательно, шаг за шагом. Извлеченный объект в корзину не возвращается.

 

"Можно ли с этим работать?" - является ли это проектом, который уже можно обрабатывать?

 

Hint: я бы как программист разделил этот вопрос на 2 части:

 

1. является это справочной информацией? если да, то информация идет в справочник(и).
2. инициирует ли это выполнение какой-то задачи? если да, то идет обработка дальше.
3. все остальное (что не 1 и не 2) - мусор.

 

 

Перед выполнением действия нужно определиться, каков должен быть результат (НЛП в куда мы должны прийти - прим. меня), а также каково первое действие для достижения результата (НЛП как идти к результату - прим. меня). После этого можно оценить объем работы.

 

2 минуты - время на сборку проекта или перепоручения. Поэтому если менее 2-х минут, то экономичнее сделать сразу.

 

После разбора всех источников мы получаем список дел в отложенных, с которыми работаем последовательно с фиксацией результата в общей системе.

 

Организация

 

Все категории приема информации могут представлять собой любые носители - бумажные, электронные, списки, книжки, ящики, файлы и пр.

 

Категории:

 

1. Мусор.
2. Отложенные дела.
3. Хранилище справочной информации.
4. Список проектов.
5. Хранилище или отдельные файлы для планов по проекту и сопутствующих материалов;
6. Ежедневник;
7. Список напоминаний о следующих конкретных действиях;
8. Список напоминаний о вещах, которых вы ожидаете.

 

Проект

 

Проект - это что-то, что требует более одного действия. Т.е. если имеется шанс не закончить дело, то оно может остаться незавершенным или висеть в оперативной памяти.

 

В связи с этим проект выполняется по атомарным действиям. По окончанию каждого из которых фиксируется конечный оформленный результат. Соответственно при необходимости можно прерываться и вернутся к проекту впоследствии напрямую или через напоминание.

 

Проекты в списке никак не сортируются. Их достаточно просматривать и оценивать.

 

Сопутствующие материалы

 

Вся информация в соответствующих папках, подшивках, блокнотах. Отдельных для проекта.

 

Категории следующих действий

 

В них попадают только будущие действия, т.е. те, которые нужно сделать. Менее 2-х минут - не попадают.

 

Если что-то срочное, то в лист следующих, если не срочное - то в ожидания, если к конкретному времени - то в ежедневник.

 

Ежедневник

 

В нем помещаются все дела, которые нужно выполнить в определенную дату или время. Все остальное - в другом месте (в очереди ожидания или в срочных).

 

Т.е. дело всплывает только тогда, когда его можно или нужно выполнить и соответственно тогда и обрабатывается. Все остальное время оно не должно мешать.

 

Пересмотр выполняемых задач проводится раз в неделю. Т.к. при каждодневном пересмотре: нужно все опять переписывать; множество дел грузятся в оперативку и разгружаются, а чаще всего это не имеет смысла.

 

Мусор

 

Мусор перемешивается с другими категориями и мешает основной работе. Поэтому если что-то не представляет интереса и не требует действий - выбрасывается.

 

Отложенные дела

 

Имеется две категории:

 

1. отложенные из-за того, что они станут актуальными через какое-то время;
2. отложенные из-за того, что сейчас это не целесообразно или нет на это ресурсов.

 

 

Задача отложенных дел состоит в том, чтобы они напоминались со временем и могли быть включены в основной список дел.

 

Рекомендуется данные списки просматривать раз в неделю.

 

Справочные материалы

 

Это материалы любого рода и носителя, к которым возможно обращение в будущем как за источником информации.

 

Делятся на 2 категории - общей направленности (unsorted) и предметно-ориентированные (на отсортированных полках и папках).

 

Обзор

 

Необходимо время от времени полностью обзором охватывать текущие проекты и задачи. Делается это для принятия решений.

 

Просматривать нужно настолько часто, чтобы сохранялся контроль над ситуацией. Т.е. просмотр различных категорий "срочное", "когда-нибудь/может быть" проводится именно тогда, когда это необходимо, чтобы о них не думать.

 

Но полный обзор должен проводится регулярно. Рекомендуется проводить такой раз в неделю. Во время этого обзора:

 

• извлекаются все источники;
• просмотр всех списков дел;
• обновление всех списков;
• фиксация изменений в системе контроля.

 

 

Модели принятия решений

 

Моделей несколько, и это как инструмент для потенциального использования.

 

Четырехкритериальная модель

 

Критерии:

 

1. контекст - не везде можно делать что-то, что-то только в какое-то время, при наличии под рукой инструментов, при нахождении в каком-то месте и т.д..
2. имеющееся время - можно делать только то, что можно успеть за свободное время;
3. имеющаяся энергия - разные дела требуют разных ресурсов, и для выполнения ресурсов должно хватать;
4. приоритеты - какие-то дела более важны, чем другие.

 

Выбор происходит интуитивно. 

 

Тройная модель оценки дневной работы

 

Имеется три вида деятельности:

 

1. Выполнение запланированных задач - работа по своему списку.
2. Выполнение неожиданных задач - то, что нужно внезапно сделать и срочно.
3. Планирование задач - обработка источников, планирование при изменении обстоятельств или при появлении результатов, изменение списков и т.п..

 

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

 

6 уровней. Чем выше уровень, тем большее положение в планировании сверху-вниз.

 

1. Текущие действия. - То, что выполняется нами при условии, что мир замрет.
2. Текущие проекты. - Краткосрочные цели (срочный список).
3. Круг обязанностей. - Выполнение текущих проектов.
4. Одно-двухлетние цели. - Планирование, в результате которого может что-то принципиально измениться.
5. 3-5-летняя перспектива.
6. Жизнь. - Полный просмотр перспектив. 

 

Планирование проекта

 

5 фаз планировния

 

 

1. Определение цели и принципов.
2. Видение результата.
3. Мозговой штурм.
4. Организация.
5. Определение следующего конкретного действия.

 

 

Hint: Сначала определяем что мы хотим. Далее идет определение результата - что мы можем сделать и сделаем. Третье - попытка решения проблемы, т.е. нахождения пути из сейчас и здесь в туда, где у нас будет  результат (т.е. необязательно штурмовать классически). Результатом поиска будет схема решения - конкретные организованные действия. И после всего этого приступаем..

 

Не имеет смысла генерировать решения до тех пор, пока не определены цели и не набрано достаточно информационного материала.

 

Цель

 

Всегда необходимо задавать вопрос "Зачем?". Т.е. фазы прохождения при выполнении проектов/задач/подзадач четко проясняются и становятся формализованными. 

 

Определение успешности

 

Цель определяет успех и является неким товаром обмена на наше время и ресурсы.

 

Важно определить успешность выполнения - т.е. когда цель считается достигнутой.

 

Создание критерия принятия решений + Выявление ресурсов

 

Без цели нельзя выбрать тот набор ресурсов и действий, которые нужно потратить для её достижения.

 

Мотивация

 

Если мы отвечаем на вопрос - нужна нам эта цель? - утвердительно, то только тогда мы идем к цели.

 

Прояснение цели

 

Время от времени, если цель потеряна или затуманена, нужно прояснять её.

 

Расширение возможностей

 

Реализация цели ведет к изменению обстоятельств. Но данная реализация должна иметь возможность ставить перед собой новые задачи.

 

Принципы

 

Некий набор личных стандартов, которые полезно формализовать и прояснять.

 

Мозговой штурм

 

Начинается тогда, когда определена цель. Т.е. вопрос "как?" задается после "зачем?"

 

Использование распределенного восприятия (mind-map).

 

Идеи не критикуются. Они просто фиксируются. Критика может начаться только тогда, когда выяснены все основные моменты и собрана большая часть информации.

 

Если не фиксировать информацию где-то, то мы её просто теряем. Т.к. мозг не в состоянии удержать много или думать над чем-то более какого-то отрезка времени (минута).

 

Анализ и организация являются задачами, которые запускаются только после сбора информации.

 

Организация

 

Определить важные части. Провести сортировку (тема, последовательность, приоритет). Далее - детализация с необходимой точностью.

 

Далее идет выбор конкретного действия. Если данное действие не делается, то нужно пересмотреть планирование.

 

Набор трюков

 

Трюк представляет собой прием или набор приемов, который способствует повышению эффективности.

 

Положить перед дверью

 

Если необходимо что-то сделать или не забыть на выходе - то это кладется перед дверью.

Дверь может быть любая - не только в доме. Т.е. может быть лоток на столе или что-то психологическое.

 

Регулярный просмотр дел на ближайшие 2 недели

 

При просмотре может выделиться дело, которое действительно нужно прямо сейчас сделать. Или хочется именно сейчас сделать.

 

Наличие инструментов для фиксации идей в любое время

 

Если мы что-то фиксируем, а потом обрабатываем это  удобном месте в удобное время - это повышает нашу эффективность.

 

Организация пространства

 

Должно быть свое рабочее место, где происходит обработка входящих и основное разруливание.

Такое рабочее место должно быть в основных местах пребывания: офис, дома. Если частые переезды - то должно быть переносимое рабочее пространство.

 

Такое пространство должно быть только для одного человека.

 

Использование инструментов, которые нам нравятся - повышение продуктивности.

 

Организация системы хранения должна быть такова, чтобы операция обработки документа (извлечение, принятие решения, старт задачи или сохранение в справочнике) выполнялась менее чем за минуту. Иначе не будет желания разгребать входящие. При этом она должна давать удовольствие и быть законченной и четкой.

Ящики с материалами должны быть в радиусе рабочего места. Чтобы минимум усилий для любого действия организации.

 

Пустых папок должно быть много. Чтобы всегда была возможность создать новое дело.

 

Сбор информации

 

Разбор разной информации и её упорядочение рекомендуется делать так, чтобы в процессе никто не отвлекал.

При этом происходит обработка всего. Каждый угол в доме, каждая папка данных на компьютере.

 

Без сборки трудно оценить объем работы. Также без сборки нет единой целостности справочника.

 

После сборки необходимо чистоту держать везде. Все вещи или дела должны собираться во входящих и не лежать где попало.

 

Не во входящих находятся:

 

• инструменты работы (канцелярия, элементы ухода за собой, телефон и пр.);
• все справочное, что может оперативно пригодится (расписание, инструкции, ..);
• интерьер (мебель, растения, фотографии, ...)
• оборудование (телефон, факс, компьютер, ...).

 

---

Оперативная

 

ZTD

 

Ссылки

1. Wiki